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Autopsie du fiasco Phénix : le fédéral comptait épargner 688 millions

EXCLUSIF - Radio-Canada a mis la main sur l'intégralité du plan d'affaires établi par la haute fonction publique fédérale, qui a mené à la sélection du système de paye Phénix. Le gouvernement s'attendait à épargner 688 millions de dollars en choisissant cette option, qui nécessitait pourtant de se départir d'un bon nombre de ses experts de la paye. Une « pensée magique » digne du « Titanic », selon les experts rencontrés par Radio-Canada.

Un texte de Catherine Lanthier

Jusqu’à présent, le système de paye Phénix a coûté au moins 423 millions de dollars aux contribuables. Et Ottawa a admis au printemps dernier ne pas être en mesure de réaliser les économies promises, jusqu’à nouvel ordre.

Le plan d’affaires, finalisé et approuvé en 2009, révèle que de hauts fonctionnaires de l’État ont recommandé au gouvernement l’une des options au coût initial le plus élevé (voir le tableau ci-dessous).

En contrepartie, ce scénario établissait que le fédéral y trouverait son compte en réalisant d'impressionnantes économies dès la mise en oeuvre du nouveau système.

Autre révélation : à l'époque, le gouvernement fédéral considérait sérieusement avoir recours à la sous-traitance pour la suite du projet.

Phénix : l’autopsie d’un fiasco

En 2009, un constat clair s’imposait : le système régional de paye du gouvernement fédéral était désuet et devait être amélioré.

Les services de paye étaient administrés par des conseillers en rémunération dans chaque ministère. Cette approche décentralisée était jugée complexe et inefficace par l’État.

Radio-Canada a obtenu la version finale du plan d’affaires, intitulé Initiative to Fix the Pay System, dans lequel de hauts fonctionnaires évaluent en détail trois options :

  1. mettre à niveau le système régional de paye;
  2. acheter un produit informatique standard;
  3. sous-traiter ces services.

Ils recommandent alors au gouvernement d’acheter un produit informatique standard et de centraliser les services de paye. Voilà l’embryon du système de paye Phénix, dont les services sont aujourd’hui centralisés à Miramichi, au Nouveau-Brunswick.

Ce plan d’affaires, rédigé uniquement en anglais, est signé par la haute fonctionnaire autrefois responsable du dossier Phénix, Rosanna Di Paola.

Celle-ci a été mutée à Montréal et travaille toujours pour le ministère des Services publics et de l’Approvisionnement (SPAC), d’où elle assure la direction générale régionale pour le Québec.

Des économies… évaporées

L’option recommandée au gouvernement promettait d’offrir les économies les plus importantes.

De sa mise en vigueur en 2016 jusqu’en 2024, les système de paye devait faire épargner 688 223 489 $ au fédéral.

« Ce qui m’a impressionné […] on parle de centaines de millions, et ça va pratiquement au dollar près », s’étonne le professeur Louis Martin, directeur des programmes de deuxième cycle en génie logiciel de l’Université du Québec à Montréal (UQAM). « Ça suppose une précision dans les calculs qui est impossible à atteindre. »

Le secrétaire parlementaire du ministère des Services publics et de l’Approvisionnement, Steven MacKinnon, n’hésite pas à dénoncer le travail bâclé de cette analyse. Selon lui, il s’agit là « de dures leçons à apprendre au niveau de la fonction publique, mais je pense que tout le monde se doit d'être honnête là-dedans », reconnaît le député libéral de Gatineau.

Pour ce fiasco, le secrétaire parlementaire blâme le gouvernement Harper, qui « tenait à tout prix à sabrer dans les effectifs de la fonction publique ».

Au moment où cette analyse a été approuvée, le conservateur Christian Paradis était ministre des Travaux publics. Il n’a pas donné suite à notre demande d’entrevue.

Conseillers en rémunération : déjà un problème en 2009

Les données recueillies par le gouvernement dans le cadre de cette étude rapportent que près de la moitié des conseillers en rémunération embauchés par l’État devaient prendre leur retraite d’ici 2013.

Le gouvernement savait que cette perte d’expertise lui poserait problème.

C’est en s’appuyant sur une étude réalisée par la firme PricewaterhouseCoopers que le fédéral a choisi de centraliser les services de paye des fonctionnaires, ce qui devait générer de « faibles coûts et un service amélioré pour les clients », peut-on lire dans l’analyse.

Plutôt que de miser sur la formation de nouveaux conseillers en rémunération, le plan d’affaires prévoit que le nouveau système misera sur le libre-service, permettant ainsi aux gestionnaires et aux employés de réaliser eux-mêmes leurs transactions en ligne.

Ceci permettra au fédéral « d’assumer ses responsabilités d’administrer la paye avec approximativement 500 conseillers en rémunération en moins », explique le document.

En 2015, le nombre d’employés en rémunération dans l’ensemble du gouvernement fédéral est ainsi passé de 2043 à 1320 employés.

L’économiste Jean-Pierre Aubry, qui a derrière lui une longue carrière à la Banque du Canada, est consterné.

« Ça ne se fait pas! » s’exclame-t-il. Selon lui, le gouvernement a « bousillé complètement » sa phase de transition en se départissant de ses « vétérans » de la paye avant même l’implantation du nouveau système.

Par ailleurs, le plan prévoyait la centralisation de 550 employés fédéraux dans un même centre, lesquels auraient la colossale tâche de traiter la paye du tiers des effectifs de la fonction publique au pays.

Selon Jean-Pierre Aubry, ces nouvelles recrues mal formées ont été placées devant « une tâche irréalisable compte tenu de l’information qu’elles avaient reçue ».

Afin d’éviter que les conseillers en rémunération se déplacent d’un ministère à l’autre, la haute fonction publique détermine que le Centre des services de paye doit être créé dans une autre région que celle de la capitale nationale.

Aux yeux Louis Martin, de l’UQAM, voilà l’élément le plus « frappant » du plan d’affaires.

« On semblait sous-estimer énormément les changements en centralisant tout le personnel qui traite la paye, en les déplaçant à Miramichi », explique-t-il.

Les difficultés n’ont pas tardé. Tel que le révélait Radio-Canada en août dernier, trois fois plus de fonctionnaires fédéraux ont des problèmes avec leur paye lorsqu'elle est traitée par le Centre des services de paye de la fonction publique, situé au Nouveau-Brunswick.

Sous-évaluation générale des risques

Les experts contactés par Radio-Canada et CBC sont stupéfaits par la sous-évaluation générale des risques qui se dégage du document.

« Ça m’a fait penser au Titanic », ironise le professeur Louis Martin. « Les responsables voulaient aller vite pour battre un record, mais ils ne voulaient pas voir les icebergs qui étaient là. »

Selon Jean-Pierre Aubry, la faiblesse du plan d’affaires réside dans le fait que les hauts fonctionnaires se sont fiés à des analyses d’entreprises externes pour évaluer les coûts. Un exemple flagrant de « mauvaise gestion » du projet et d’un manque d’indépendance, selon l’économiste.

Des études conçues par IBM et PricewaterhouseCoopers sont citées tout au long du document, alors que celles-ci ont par la suite obtenu les contrats très lucratifs pour moderniser la paye au gouvernement fédéral.

Agenda caché : la sous-traitance

À plusieurs reprises, le document révèle que la consolidation des services permettra au ministère des Services publics et de l’Approvisionnement de se conformer aux « meilleures pratiques de l’industrie », préalables à la sous-traitance.

La lecture de ce passage a fait bondir les représentants de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada.

« C’est surprenant qu’ils ont écrit noir sur blanc qu’ils considèrent l’option de la sous-traitance », s’indigne le vice-président, Stéphane Aubry.

Cependant, le secrétaire parlementaire des Services publics et de l’Approvisionnement, Steven MacKinnon, affirme que cette option n’était pas dans la mire du gouvernement.

Néanmoins, « ça démontre que le gouvernement [conservateur] avait cette optique-là de considérer sous-traiter l’ensemble des services, au lieu de développer des ressources humaines à l’interne », s’étonne Stéphane Aubry.

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