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Lancement du système Phénix : une décision « déraisonnable », selon le VG du Canada

Dans son second rapport sur le système de paye Phénix, le vérificateur général du Canada dresse un portrait gênant et préoccupant de sa mise en oeuvre par le gouvernement fédéral. Dépourvus d'un mécanisme de surveillance, les cadres responsables du projet ont ignoré des signaux d'alarme pourtant très clairs, préférant accorder la priorité au respect du budget et du calendrier.

Un texte de Catherine Lanthier

À qui le blâme? Dans son message d’introduction aux rapports du printemps, Michael Ferguson affirme d’entrée de jeu que de « pointer du doigt les personnes qui méritent un blâme ne réglera rien, en dépit de la satisfaction que certains en tireront. »

« Je pense d’ailleurs que ma réponse laissera bien des gens sur leur faim », opine le vérificateur général.

Ce second rapport, consacré à la création et au déploiement du système de paye, blâme les trois cadres de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) qui étaient chargés du projet, puisque « les traces écrites s’arrêtent » à eux. Cependant, le rapport tait leurs noms.

Selon Michael Ferguson, trois sous-ministres de SPAC qui se sont succédés pendant la période de sept ans où le projet a été développé sont également imputables, tout comme le précédent gouvernement et l’actuel.

Le gouvernement de Stephen Harper « devrait, quant à lui, être comptable du fait que le projet n’était pas doté d’une structure de gouvernance appropriée », alors que le gouvernement de Justin Trudeau « n’a manifestement pas posé les questions qu’il aurait dû pour comprendre toute l’importance des risques graves associés au projet », précise l’audit.

Une gestion « médiocre »

La décision des cadres responsables de Phénix de mettre en œuvre le système en février 2016 était « déraisonnable », tranche le vérificateur général du Canada.

Ceux-ci n’auraient « pas dû poursuivre la réalisation prévue » puisqu’ils « disposaient de plus d’information et de mises en garde qu’il n’en fallait sur le fait que le système Phénix n’était pas prêt à être mis en oeuvre », poursuit le rapport.

Par conséquent, le ministère « était au courant de bon nombre de ces faiblesses cruciales avant de mettre en œuvre le système Phénix. »

« À notre avis, ces faiblesses étaient tellement graves que le système n’aurait pas dû être mis en œuvre », poursuit le rapport.

Ce rapport rabroue sévèrement le ministère des Services publics et de l’Approvisionnement, qui « n’a pas testé Phénix de manière appropriée et exhaustive ».

De graves problèmes avaient pourtant été signalés, notamment les risques élevés pour la sécurité et la protection de renseignements personnels.

L’absence d’un mécanisme indépendant de surveillance de projet a rendu les cadres qui en étaient responsables « chargés de prendre la décision de mettre en oeuvre le système ».

Un centre des services de paye moins efficace qu’avant

L’une des incongruités soulevées par ce second rapport est les attentes qu’avaient les gestionnaires du projet envers la centralisation des services de paye.

Avant l’implantation de Phénix, un conseiller en rémunération traitait à lui seul 184 dossiers de paye d’employés.

Ceux-ci s’attendaient à ce que les conseillers en rémunération du Centre des services de paye de Miramichi en traitent deux fois plus, soit 400 dossiers par conseiller en rémunération.

Or, dès juillet 2015, SPAC savait que ses nouveaux experts de la paye pouvaient s’occuper de « seulement 150 dossiers de paye ».

Le vérificateur général souligne que le « système de paye Phénix est moins efficace et moins rentable que l’ancien système ».

« À notre avis, cette situation s’explique en grande partie par le manque de formation et d’expérience », indique le rapport.

Les ministères fédéraux laissés dans le néant

C’est moins de deux semaines avant la mise en œuvre de Phénix en février 2016 que SPAC a mis au point un « plan d’urgence limité ». Ce plan d’urgence était incomplet et « n’expliquait pas comment le problème serait réglé. »

Pire encore, l’équipe du vérificateur général du Canada a constaté « que le ministère n’avait pas testé son plan d’urgence pour vérifier s’il fonctionnait ».

Enfin, SPAC a communiqué son plan d’urgence aux autres ministères « moins d’une semaine avant la mise en oeuvre de Phénix en février 2016 », et n’a pas aidé les ministères et organismes à préparer leurs propres plans d’urgence.

Par ailleurs, l’audit reproche à SPAC de ne pas faire appel à la vaste expérience et aux connaissances approfondies du traitement de la paye des autres ministères pour développer Phénix.

Le ministère a donc fait cavalier seul et a préféré se tourner vers IBM pour « trouver comment réduire l’étendue des travaux pour rester dans les limites du budget approuvé ».

De plus, l’examen indépendant qui a été effectué avant le lancement du système « n’était pas conforme aux directives du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada en ce qui a trait à l’indépendance ».

En effet, « les cadres responsables de Phénix avaient autorité sur les examinateurs ». Lors de ce processus, les représentants des ministères et des organismes n’ont « pas été interrogés sur leur état de préparation à l’arrivée de Phénix. »

SPAC n’avait pas non plus préparé adéquatement les ministères et organismes à la transition vers le système Phénix. Les cadres responsables de Phénix n’ont par ailleurs par vérifié si ceux-ci étaient prêts à l'utiliser, révèle également le rapport.

Un plaidoyer pour un changement de culture

Dans son message d’introduction, le vérificateur général du Canada dresse un portrait sombre de la fonction publique fédérale.

L’« échec incompréhensible » du système Phénix met en évidence, selon lui, cette « culture d’obéissance qui risque l’échec » au sein du gouvernement fédéral, où les sous-ministres se succèdent en obéissant docilement aux ministres en poste.

De manière générale, le ministre veut trop rapidement récolter les économies des projets annoncés, tandis que le sous-ministre conserve la confiance de son ministre en suivant simplement sa volonté, plutôt « que de lui donner des avis courageux sur les embûches qui pourraient survenir et sur la manière de les éviter. »

« Le gouvernement est à la croisée des chemins » croit Michael Ferguson, qui estime que « la culture pose un problème véritable et qu’il faut la corriger de toute urgence ».

Le gouvernement actuel a « aujourd’hui la possibilité de la réorienter de façon positive », croit-il.

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